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[Protocolo] Mándame un email, que te abriré mi buzón

El buzón de entrada, ese gran amigo al que acudimos cada mañana al encender el ordenador. Es un gesto casi instintivo, encender el ordenador y abrir el correo y echar una mirada para saber, en función de lo que hay en él si vamos a tener un buen día o no….y es que el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de trabajo imprescindible, es una forma diaria de comunicación con nuestros clientes, proveedores, etc y también una forma de ponernos en contacto con empresas para enviarles nuestro curriculum.

Es fundamental por tanto saber utilizarlo correctamente, para que nuestra comunicación sea lo más eficaz posible.

Lo primero es diferenciar los correos que enviamos en el ámbito profesional de aquellos en los que nos comunicamos con familiares y amigos, para eso es importante tener una dirección de correo que nos identifique claramente: nuestro nombre y apellido o las siglas será lo más correcto, nada causa peor impresión que ponernos en contacto con una empresa a través de una dirección de correo del tipo “gatita23” “soyelmasguay” “elseñordelosanillos”.

En cuanto al asunto, este debe hacer referencia al contenido del correo pero en pocas palabras, no hay que hacer un resumen del mismo ni tampoco poner asuntos bomba del tipo “Gran problema en el contrato”, “Error gravísimo en el presupuesto” ya que con estas expresiones lo que podemos provocar, además de un infarto en la otra persona, es una predisposición negativa a la hora de leerlo y de abordar el asunto.

Para el saludo, debemos diferenciar si conocemos a la otra persona o no, si la conocemos podemos utilizar buenos días o incluso hola si no es el primer correo que nos escribimos,  si no lo más correcto es  Estimado Sr o Sra.

El texto del mensaje debe ser claro y conciso, sin divagar ni dar vueltas, ya que corremos el riesgo de que se pierda la información principal, pero sin irnos al extremo de esos correos que nos llegan y que parecen telegramas: “Necesito presupuesto firmado, adjunto al correo, espero respuesta.”

Para no equivocarnos, lo mejor es pensar que la persona que lo va a leer se encuentra un texto escrito y que no ve ni  nuestra cara ni el tono de voz con el que se lo diríamos, lo que puede hacer que un correo cordial pidiendo una firma en un documento o presentándonos para un puesto de trabajo deje una sensación de “ciberenfado”.

Para despedirnos lo mejor es utilizar una frase del tipo Atentamente o saludos y nuestro nombre completo.

Así conseguiremos que todos los buzones de entrada estén abiertos para nosotros

María Baños es Licenciada en Derecho y se dedica a la Organización de Congresos,  Eventos y Protocolo.

photo credit: gajman via photopin cc